4.1 Ringkasan Hak Akses Admin

Admin adalah role dengan akses paling luas pada SiLAT.

Admin dapat menggunakan sistem untuk:

• Melihat ringkasan manajemen lintas periode dan prodi.
• Mengelola user.
• Mengelola mahasiswa.
• Mengelola dosen.
• Mengelola pembimbing lapangan berbasis email enrollment.
• Mengelola program studi.
• Mengelola program kegiatan.
• Mengelola periode program.
• Mengelola koordinator program.
• Mengelola Viewer Laporan.
• Mengelola master mitra.
• Memvalidasi usulan mitra.
• Memproses pindah tempat.
• Memvalidasi pendaftaran.
• Mengelola peserta periode secara langsung.
• Memproses perubahan pembimbing.
• Mengelola pembekalan program.
• Mereview laporan mahasiswa.
• Mengubah konfigurasi program/periode.
• Mengelola email dan notifikasi.
• Mengelola review seminar, ACC manual, jadwal seminar, dan validasi nilai manual.
• Melihat peta mitra, peta monitoring, dan rekap monitoring.

Admin tidak dibatasi oleh scope periode/prodi seperti koordinator. Karena itu, perubahan admin dapat berdampak ke seluruh data sistem.

4.2 Ringkasan Manajemen

Menu: Ringkasan Manajemen

Halaman ringkasan menampilkan indikator utama sistem, seperti:

• Jumlah mahasiswa.
• Jumlah dosen.
• Jumlah mitra.
• Jumlah koordinator.
• Jumlah periode.
• Pengajuan pendaftaran yang menunggu validasi.
• Ringkasan pembekalan.
• Akses cepat ke modul manajemen.

Gunakan halaman ini sebagai titik awal untuk memantau kondisi umum sistem.

4.3 Manajemen User

Menu: User

Admin mengelola akun login sistem.

Data user:

• Nama.
• Email.
• Role.
• Password.
• Foto profil.

Role yang tersedia:

Catatan:

• Role koordinator dihitung dari penugasan koordinator aktif pada data dosen, bukan sekadar role user biasa.
• Jika dosen harus menjadi koordinator, buat/tautkan user dosen terlebih dahulu, lalu buat penugasan pada menu Koordinator Program.
• Akses Viewer Laporan juga dihitung dari penugasan aktif pada data dosen, bukan role user dasar. Buat/tautkan user dosen terlebih dahulu, lalu buat penugasan pada menu Viewer Laporan.
• Akun Pembimbing Lapangan sebaiknya dibuat/ditautkan dari menu Pembimbing Lapangan, bukan langsung dari Manajemen User, agar email akun pasti terkait data pembimbing lapangan pada enrollment aktif.
• Jika memilih role Mahasiswa atau Dosen dari form User, form menampilkan field profil yang relevan. Email user menjadi email akun login dan dipakai sebagai email profil terkait agar tidak terjadi input email ganda.
• Admin dapat mengunggah atau menghapus foto profil user. Foto ini dipakai sebagai avatar pada navigasi, daftar user, dan tampilan/dokumen yang mendukung foto profil.

4.4 Manajemen Mahasiswa

Menu: Mahasiswa

Admin dapat menambah dan mengubah data mahasiswa.

Data mahasiswa:

• NPM.
• Nama lengkap.
• Program studi.
• User terkait.
• Email dan kontak jika tersedia pada profil.

Program studi mahasiswa penting karena sistem menggunakan prodi dan degree_level untuk menentukan aturan akademik pendaftaran.

Mode akun login:

Jika memakai mode otomatis, email login juga menjadi email profil mahasiswa. Dengan cara ini admin cukup mengisi satu pintu data dan tidak perlu membuat user terlebih dahulu lalu kembali menautkannya ke mahasiswa.

4.5 Manajemen Dosen

Menu: Dosen

Admin dapat menambah dan mengubah data dosen.

Data dosen:

• Nama.
• Email.
• NIP.
• NIDN.
• Program studi.
• User terkait.
• Status aktif/nonaktif.

Dosen yang aktif dapat dipilih sebagai:

• Dosen pembimbing mahasiswa.
• Dosen koordinator program.
• Viewer Laporan.
• Reviewer laporan sesuai relasi bimbingan atau scope koordinator.

Mode akun login pada form Dosen sama seperti Mahasiswa:

Email pada data dosen menjadi email utama dosen sekaligus acuan akun login saat mode otomatis dipakai.

4.6 Manajemen Pembimbing Lapangan

Menu: Pembimbing Lapangan

Admin/koordinator dapat melihat daftar pembimbing lapangan yang berasal dari email pembimbing lapangan pada enrollment aktif.

Data yang ditampilkan:

• Nama pembimbing lapangan.
• Email pembimbing lapangan.
• Jumlah mahasiswa/enrollment terkait.
• Status akun login jika sudah ada.
• Status token akses aktif jika tersedia.

Fungsi utama:

• Membuat atau menautkan akun role Pembimbing Lapangan berdasarkan email yang sudah tercatat pada enrollment.
• Memastikan akun pembimbing lapangan tidak dibuat untuk email yang tidak terkait enrollment aktif.
• Membantu admin melihat siapa saja pembimbing lapangan yang sudah siap memakai portal.

Catatan:

• Role Pembimbing Lapangan juga dapat dibuat dari Manajemen User, tetapi cara yang direkomendasikan adalah dari menu ini agar tidak ambigu.
• Jika email pembimbing lapangan belum terisi pada peserta, lengkapi melalui Peserta Periode atau proses perubahan pembimbing terlebih dahulu.

4.7 Manajemen Program Studi

Menu: Prodi

Admin mengelola master program studi.

Data prodi:

• Kode.
• Nama prodi.
• Jenjang atau degree_level, misalnya D3, S1, S2.
• Organisasi induk bertipe Jurusan untuk kebutuhan scope laporan.
• Fakultas diturunkan dari parent organisasi, bukan diisi manual.
• Status aktif/nonaktif.

degree_level berpengaruh pada validasi pendaftaran mahasiswa. Organisasi induk dipakai untuk membatasi scope Viewer Laporan pada level universitas, fakultas, atau jurusan.

Aturan hapus:

• Prodi dapat dihapus hanya jika belum dipakai data lain.
• Sistem menolak hapus jika prodi masih dipakai mahasiswa, dosen, enrollment, koordinator, usulan mitra, pembekalan, atau penugasan Viewer Laporan.

Contoh:

Nilai default dapat diubah pada Konfigurasi Program.

4.8 Manajemen Program Kegiatan

Menu: Program Kegiatan

Admin mengelola jenis program yang dapat diikuti mahasiswa.

Data program:

• Kode.
• Nama program.
• Deskripsi.
• rule_key.
• Status aktif/nonaktif.

rule_key menentukan aturan workflow akademik yang dipakai sistem. Implementasi saat ini menggunakan rule kerja_praktik sebagai rule utama/fallback untuk program yang belum punya rule khusus.

Contoh program:

• Kerja Praktik.
• Magang.
• Riset.
• Studi Independen.

4.9 Manajemen Periode Program

Menu: Periode Program

Admin mengelola periode pelaksanaan program.

Data periode:

• Program kegiatan.
• Nama periode.
• Tahun akademik.
• Semester.
• Batch.
• Tanggal mulai.
• Tanggal selesai.
• Status aktif.
• Status terkunci.

Keunikan periode dihitung dalam scope program kegiatan. Kombinasi nama periode, tahun akademik, semester, dan batch yang sama boleh dipakai pada program berbeda, tetapi ditolak jika sudah ada pada program yang sama.

Periode menjadi acuan untuk:

• Pendaftaran mahasiswa.
• Konfigurasi presensi.
• Deadline laporan.
• Pembekalan.
• Rekap monitoring.
• Scope koordinator.
• Scope laporan.

Admin juga dapat menyelesaikan periode. Saat periode diselesaikan, peserta aktif pada periode tersebut dapat diubah menjadi selesai sesuai proses yang tersedia pada sistem.

4.10 Manajemen Koordinator Program

Menu: Koordinator Program

Admin menentukan dosen koordinator untuk periode dan prodi tertentu.

Data koordinator:

• Dosen koordinator.
• Periode program.
• Program studi.
• Status.

Pada form tambah, prodi dapat dipilih lebih dari satu melalui multi-select. Sistem akan membuat penugasan terpisah untuk setiap prodi yang dipilih.

Ketentuan:

• Satu kombinasi periode-prodi hanya boleh memiliki satu koordinator aktif.
• Jika prodi sudah memiliki koordinator pada periode yang sama, sistem menolak duplikasi.
• Koordinator hanya dapat mengakses data pada scope periode/prodi penugasannya.

4.10A Viewer Laporan

Menu: Viewer Laporan

Viewer Laporan dipakai untuk memberi akses baca Analisis & Laporan kepada dosen yang memiliki kebutuhan pemantauan, misalnya Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, Ketua Program Studi, atau pimpinan fakultas/universitas.

Prinsip utama:

• Viewer Laporan diambil dari daftar dosen aktif.
• Role utama dosen tidak berubah. Dosen tetap dapat berperan sebagai dosen pembimbing jika memang memiliki mahasiswa bimbingan.
• Akses Viewer Laporan hanya membuka menu Analisis & Laporan sesuai scope.
• Viewer Laporan tidak dapat melakukan aksi workflow seperti validasi pendaftaran, memproses Lupa Presensi, review laporan, review seminar, atau finalisasi nilai.
• Penugasan Viewer Laporan dapat dihapus dari kolom aksi.
• Dosen menerima email notifikasi saat ditetapkan atau diperbarui sebagai Viewer Laporan.

Level scope yang tersedia:

Data penugasan:

• Dosen.
• Level akses.
• Organisasi atau prodi sesuai level.
• Status aktif/nonaktif.
• Tanggal mulai dan selesai, jika masa akses ingin dibatasi.

Seeder awal membuat hirarki:

Universitas Lampung
└── FMIPA
    └── Jurusan Ilmu Komputer

Semua prodi yang sudah ada saat ini ditautkan ke Jurusan Ilmu Komputer. Jika struktur fakultas/jurusan/prodi berkembang, admin dapat menyesuaikan data organisasi dan relasi prodi.

Aturan organisasi:

• Jenis Jurusan hanya dapat memilih parent Fakultas.
• Jenis Fakultas hanya dapat memilih parent Universitas.
• Jenis Universitas tidak memakai parent.
• Organisasi tidak dapat dihapus jika masih memiliki child, prodi, atau penugasan Viewer Laporan.

4.11 Manajemen Master Mitra

Menu: Mitra

Admin mengelola master tempat kegiatan/mitra.

Data mitra:

• Nama instansi.
• Alamat.
• Kota.
• Koordinat latitude dan longitude.
• Kontak/pembimbing lapangan jika tersedia.
• Status aktif/nonaktif.

Fitur lokasi:

• Admin dapat memilih lokasi dari peta.
• Input lokasi memiliki sugest dari riwayat internal.
• Jika sugest internal tidak ditemukan, sistem dapat mengambil sugest eksternal.

Bulk action pada master mitra:

Gunakan merge untuk merapikan data mitra ganda atau variasi nama instansi yang sama.

4.12 Validasi Usulan Mitra

Menu: Usulan Mitra

Mahasiswa dapat mengajukan mitra baru. Admin memvalidasi usulan tersebut.

Admin dapat:

• Melihat nama mitra.
• Melihat mahasiswa pengusul.
• Melihat periode dan prodi.
• Melihat alamat, kota, dan koordinat.
• Menyetujui usulan.
• Menolak usulan.
• Memberi catatan admin.

Pilihan saat menyetujui:

Jika ditolak, alasan penolakan wajib diisi agar mahasiswa memahami tindak lanjutnya.

4.13 Pindah Mitra

Menu: Pindah Mitra

Admin memproses permohonan pindah mitra/tempat kegiatan dari mahasiswa.

Admin dapat:

• Melihat mahasiswa dan enrollment.
• Melihat mitra lama.
• Melihat mitra baru yang diminta.
• Membaca alasan pindah.
• Menyetujui atau menolak permohonan.
• Memberi catatan admin.

Jika disetujui, sistem memperbarui mitra pada enrollment mahasiswa.

4.14 Validasi Pendaftaran

Menu: Validasi Pendaftaran

Admin dapat memvalidasi pendaftaran mahasiswa lintas semua periode/prodi.

Data yang diperiksa:

• Mahasiswa.
• NPM.
• Prodi.
• Program dan periode.
• Mitra.
• KRS program/KP.
• Total SKS.
• Semester.
• IPK.
• Dokumen bukti akademik.
• Catatan verifikasi.

Halaman Validasi Pendaftaran memakai tabel dengan kolom Program/Periode, Nama/NPM, Prodi, SKS/IPK, Lampiran, Catatan Verifikasi, dan Aksi. Admin dapat memilih beberapa baris dengan checkbox, memakai check/uncheck all, lalu menjalankan bulk action Setujui, Minta Revisi, atau Tolak. Tombol aksi per baris dibuat ringkas dengan ikon Font Awesome.

Kolom pembimbing tidak ditampilkan pada halaman validasi. Penetapan dosen pembimbing, pembimbing lapangan, HP, dan email pembimbing lapangan diproses melalui Peserta Periode.

Dokumen bukti akademik yang direview:

Transkrip Sementara + KRS Semester saat ini

Keputusan validasi:

Dosen pembimbing wajib dipilih sebelum enrollment diaktifkan.

4.15 Peserta Periode

Menu: Peserta Periode

Admin dapat menambah dan mengubah enrollment peserta secara langsung.

Fitur penting:

• Mode tambah menggunakan pencarian mahasiswa berdasarkan nama/NPM, bukan dropdown panjang.
• Pada mode edit, mahasiswa tidak dapat diganti.
• Program studi mengikuti prodi mahasiswa.
• Admin memilih periode program, mitra, dosen pembimbing, data pembimbing lapangan, kontak mahasiswa, kelayakan akademik, dan status enrollment.
• Admin dapat membuat token akses pembimbing lapangan jika email pembimbing lapangan sudah terisi.
• Token akses pembimbing lapangan memiliki masa berlaku, dapat dicabut, dan dikirim melalui antrean email.

Status enrollment yang tersedia:

Gunakan modul ini untuk perbaikan administratif peserta periode, bukan sebagai pengganti workflow pendaftaran mahasiswa jika alur normal masih memungkinkan.

4.16 Perubahan Pembimbing

Menu: Perubahan Pembimbing

Admin dapat memproses permohonan perubahan pembimbing dari mahasiswa lintas semua periode/prodi.

Data yang dapat diubah:

• Dosen pembimbing.
• Nama pembimbing lapangan.
• HP pembimbing lapangan.
• Email pembimbing lapangan.

Jika permohonan disetujui, data enrollment diperbarui sesuai keputusan admin.

Email pembimbing lapangan penting karena wajib tersedia sebelum mahasiswa mengajukan seminar.

4.17 Pembekalan Program

Menu: Pembekalan

Admin dapat membuat event pembekalan untuk periode program.

Data event:

• Periode program.
• Program studi, atau semua prodi pada periode.
• Nama lokasi.
• Koordinat lokasi.
• Waktu dibuka.
• Waktu ditutup.
• Radius maksimum presensi.
• Status aktif.

Nama event dibuat otomatis mengikuti program dan periode.

Contoh:

Pembekalan Magang Juli 2026

Admin dapat memilih lokasi melalui peta. Mahasiswa yang sesuai dengan event akan melihat link presensi pembekalan pada dashboard.

4.18 Rekap Pembekalan

Admin dapat membuka rekap setiap event pembekalan.

Rekap menampilkan:

• Jumlah peserta.
• Jumlah yang sudah presensi.
• Jumlah yang belum presensi.
• Daftar mahasiswa.
• Prodi.
• Status presensi.
• Waktu presensi.
• Jarak mahasiswa dari lokasi pembekalan.

Presensi pembekalan hanya dapat dilakukan satu kali oleh mahasiswa pada event yang sesuai.

4.19 Review Laporan

Menu: Review Laporan

Admin dapat mereview unggahan laporan mahasiswa lintas semua periode/prodi.

Admin dapat:

• Mencari unggahan berdasarkan mahasiswa, NPM, atau mitra.
• Memfilter status review.
• Membuka file laporan.
• Melihat sanksi keterlambatan.
• Menyetujui dokumen.
• Meminta revisi.
• Menolak dokumen.
• Memberi catatan review.

Catatan wajib diisi jika status review adalah Minta Revisi atau Tolak.

Dokumen yang sudah disetujui terkunci. Jika dokumen Laporan Lengkap disetujui, file disimpan sebagai laporan final pada enrollment.

4.20 Review Seminar

Menu: Review Seminar

Admin/koordinator dapat memproses sisi administratif workflow seminar.

Fungsi utama:

• Melihat daftar pengajuan seminar.
• Memvalidasi berkas ACC seminar manual yang diunggah mahasiswa.
• Menolak ACC manual jika bukti tidak sesuai dan memberi catatan.
• Menjadwalkan seminar setelah ACC valid, baik ACC via sistem maupun ACC manual.
• Memvalidasi nilai seminar manual yang diinput mahasiswa beserta berkas bukti/form penilaian.

Alur seminar:

1. Mahasiswa mengajukan seminar setelah Laporan Lengkap Bab 1-5 diunggah.
2. ACC seminar dapat berjalan via sistem oleh dosen atau via upload berkas ACC manual oleh mahasiswa.
3. Jika memakai jalur manual, admin/koordinator memvalidasi berkas ACC.
4. Admin/koordinator menjadwalkan seminar.
5. Nilai seminar dapat diisi oleh dosen via sistem atau diinput manual oleh mahasiswa dengan bukti.
6. Jika nilai manual, admin/koordinator memvalidasi komponen nilai dan berkas bukti.

4.20A Lupa Presensi

Menu: Lupa Presensi

Admin dapat memproses semua pengajuan Lupa Presensi lintas periode/prodi.

Admin dapat:

• Memfilter pengajuan berdasarkan periode dan status.
• Mencari mahasiswa atau NPM.
• Membaca detail tanggal, jam, jenis presensi, catatan, alasan, lokasi, dan bukti foto.
• Mempertimbangkan jarak, akurasi/indikasi audit lokasi, foto bukti, pola pengajuan, dan kuota sebelum menyetujui atau menolak.
• Menyetujui pengajuan.
• Menolak pengajuan.
• Memberi catatan review.

Jika pengajuan disetujui, sistem membuat record presensi koreksi dengan sumber forgotten_request. Record ini dipakai pada pasangan presensi, catatan harian, durasi, dan rekap jika aturan pair valid.

4.20B Finalisasi Nilai

Menu: Finalisasi Nilai

Admin dapat memfinalisasi nilai akhir mahasiswa lintas periode/prodi.

Syarat utama:

• Nilai dosen pembimbing sudah tersedia.
• Nilai Pembimbing Lapangan sudah tersedia.
• Data seminar dan periode program sudah benar.

Alur:

1. Buka Finalisasi Nilai.
2. Gunakan filter periode program jika diperlukan.
3. Periksa nilai dosen, nilai Pembimbing Lapangan, nilai dasar, total sanksi, dan suggest pengurangan.
4. Isi nomor berita acara.
5. Isi Pengurangan Final. Nilai ini dapat mengikuti suggest sanksi atau disesuaikan berdasarkan keputusan admin/koordinator.
6. Isi catatan admin/koordinator jika perlu.
7. Klik Simpan Finalisasi.

Dampak finalisasi:

• Total nilai dan huruf mutu tersimpan.
• Mahasiswa dapat melihat rekap nilai pada tab Penyelesaian.
• Tombol cetak Berita Acara Nilai muncul pada tab Penyelesaian.
• Nilai dosen dan nilai Pembimbing Lapangan tidak dapat diedit lagi.
• Berita acara memakai Koordinator Periode Program aktif sesuai prodi mahasiswa, bukan konfigurasi manual nama koordinator.

4.21 Analisis & Laporan

Menu: Analisis & Laporan

Admin, koordinator, Dosen Pembimbing, dan Viewer Laporan memakai menu ini untuk membaca progres pelaksanaan dalam bentuk indikator, tabel tindak lanjut, dan grafik. Admin melihat data lintas periode/prodi, koordinator hanya melihat data sesuai scope penugasannya, Dosen Pembimbing melihat data mahasiswa bimbingannya, sedangkan Viewer Laporan melihat data sesuai scope organisasi/prodi yang diberikan admin.

Semua halaman laporan memakai subnav berbentuk tab sehingga pengguna dapat berpindah antar laporan tanpa mencari menu sidebar lagi. Sidebar juga menyimpan posisi scroll terakhir pada browser, sehingga setelah halaman refresh pengguna tetap berada di area menu yang sama.

Untuk laporan progres, data utama hanya menghitung peserta dengan status Aktif dan Selesai. Peserta draft, menunggu verifikasi, perlu revisi, nonaktif, batal, atau ditolak tidak dihitung sebagai progres pelaksanaan aktif.

Beberapa kartu dan grafik dapat diklik untuk membuka halaman Drill-down. Halaman ini menampilkan peserta yang membentuk angka pada chart, misalnya peserta di tahap funnel tertentu, kategori risiko tertentu, status laporan, status nilai, tren presensi tanggal tertentu, atau peserta terdampak sanksi. Admin/koordinator mendapat aksi cepat menuju Presensi, Laporan, Seminar, Lupa Presensi, dan Finalisasi. Dosen Pembimbing mendapat aksi sesuai bimbingan, terutama Presensi, Laporan, dan Seminar. Viewer Laporan hanya melihat data sesuai scope tanpa aksi operasional.

Halaman yang tersedia:

Filter umum:

• Periode program.
• Program kegiatan.
• Program studi.
• Mitra atau dosen pembimbing jika tersedia pada halaman terkait.
• Status peserta atau kategori risiko.
• Rentang tanggal.

Pada halaman Rekap Monitoring, Rekap Sanksi, Heatmap Kehadiran, dan Grafik Operasional, filter tanggal Dari dan Sampai otomatis mengikuti rentang presensi periode yang dipilih. Jika hari ini masih sebelum tanggal akhir presensi, tanggal Sampai memakai hari ini. Pengguna tetap dapat mengubah tanggal manual sebelum menekan tombol filter.

Gunakan halaman analisis sebagai pintu tindak lanjut. Jika ada mahasiswa berisiko, buka detail/aksi cepat menuju presensi, laporan, seminar, Lupa Presensi, atau finalisasi nilai sesuai masalah utama yang muncul.

Catatan untuk Dosen Pembimbing:

• Scope laporan dibatasi pada mahasiswa bimbingan.
• Progress Funnel memakai funnel bimbingan, bukan funnel global program.
• Aksi Lupa Presensi, Finalisasi Nilai, dan Cetak Finalisasi tidak tersedia pada mode Dosen Pembimbing.
• Jika akun dosen juga koordinator, pindah ke mode Koordinator melalui role switcher untuk menjalankan aksi koordinator sesuai scope penugasan.

Catatan untuk Viewer Laporan:

• Filter periode dan prodi dibatasi oleh scope penugasan viewer.
• Viewer dapat membaca rekap, grafik, heatmap, risk scoring, sanksi, dan nilai akhir sesuai scope.
• Aksi operasional tetap mengikuti role asli pengguna. Jika dosen hanya memiliki akses Viewer Laporan, tautan aksi yang bersifat finalisasi atau validasi tidak diberikan.
• Cetak Berita Acara Nilai dapat dibuka jika data mahasiswa berada dalam scope viewer dan nilai sudah final.

4.22 Konfigurasi Program

Menu: Konfigurasi Program

Admin mengatur konfigurasi per periode.

Area konfigurasi:

• Umum.
• Pendaftaran dan kuota.
• Kontrol layanan mahasiswa.
• Deadline periode.
• Check-in.
• Laporan dan kalender.
• Komponen penilaian dan survey.
• Dokumen cetak nilai.
• Peta dan lokasi.

Halaman edit konfigurasi memakai tab agar setiap kelompok pengaturan lebih mudah ditemukan.

Umum

Konfigurasi umum:

• Timezone.

Default timezone adalah Asia/Jakarta.

Pendaftaran dan Kuota

Konfigurasi:

• Kuota minimal per tempat.
• Kuota maksimal per tempat.
• Minimal SKS S1.
• Minimal SKS D3.
• Minimal semester S1.
• Minimal semester D3.
• Minimal IPK.

Dampak:

• Digunakan saat mahasiswa mendaftar program.
• Digunakan untuk validasi kelayakan akademik.
• Kuota maksimal membatasi jumlah mahasiswa pada mitra.
• Kuota minimal dapat muncul sebagai peringatan saat validasi.

Kontrol Layanan Mahasiswa

Admin dapat mengaktifkan atau menonaktifkan layanan mahasiswa berikut:

• Usulan mitra.
• Pindah mitra.
• Perubahan pembimbing.

Dampak:

• Jika layanan dimatikan, mahasiswa tidak dapat membuat pengajuan baru untuk layanan tersebut.
• Pendaftaran tetap mengikuti deadline Pendaftaran Dibuka dan Pendaftaran Ditutup.
• Jika periode program terkunci, layanan usulan mitra, pindah mitra, dan perubahan pembimbing otomatis tertutup untuk mahasiswa.
• Workflow lain seperti presensi, unggah laporan, seminar, dan penyelesaian tidak ikut ditutup oleh toggle ini.

Status Periode

Periode memiliki dua status penting:

• Aktif: periode tersedia secara operasional dan dapat dipakai oleh peserta yang aktif.
• Terkunci: periode sudah dikunci untuk perubahan administratif.

Catatan implementasi:

• Aksi Set Selesai pada Periode Program mengubah peserta aktif menjadi Completed, menonaktifkan periode, dan mengunci periode.
• Checkbox Terkunci pada form edit periode hanya mengubah status periode; peserta aktif tidak otomatis diubah menjadi selesai.
• Jika periode nonaktif tetapi peserta masih active, dashboard mahasiswa menampilkan status efektif Periode Nonaktif.

Deadline Periode

Admin mengatur deadline untuk:

• Pendaftaran dibuka.
• Pendaftaran ditutup.
• Proposal.
• Bab 1.
• Bab 1 dan 2.
• Bab 1, 2, dan 3.
• Laporan lengkap.
• Seminar.
• Hardcopy.

Setiap deadline memiliki:

• Tanggal.
• Poin sanksi.
• Mode sanksi tetap atau per hari.

Dampak:

• Sistem menghitung sanksi otomatis jika mahasiswa terlambat mengunggah dokumen.

Check-In

Konfigurasi check-in:

• Jumlah riwayat check-in yang ditampilkan.
• Maksimal ukuran foto.
• Radius maksimum meter.
• Batas akurasi GPS meter.
• Maksimal umur snapshot lokasi dalam menit.
• Toleransi beda koordinat form dengan snapshot GPS dalam meter.
• Durasi minimal harian dalam menit.
• Sanksi per jam kurang.
• Pesan jam tidak aktif.
• Jadwal status presensi.

Jadwal default:

Dampak:

• Menentukan status presensi mahasiswa.
• Menentukan apakah presensi diizinkan pada waktu tertentu.
• Menentukan sanksi jika durasi harian kurang.
• Menentukan batas jarak presensi.

Laporan dan Kalender

Konfigurasi:

• Cutoff satu check-in.
• Infer pulang pagi.
• Infer masuk siang.
• Daftar tanggal libur.
• Maksimal pengajuan Lupa Presensi.

Dampak:

• Membantu perhitungan laporan dan rekap.
• Menentukan hari libur yang dapat dikecualikan atau disertakan pada rekap monitoring.
• Menentukan batas pengajuan Lupa Presensi mahasiswa pada periode tersebut.

Catatan:

• Jika Maksimal pengajuan Lupa Presensi diisi 0, fitur Lupa Presensi tidak aktif.
• Daftar tanggal libur dapat diganti penuh atau dikosongkan. Jika semua tanggal dihapus lalu konfigurasi disimpan, daftar libur periode menjadi kosong.
• Field Infer pulang pagi dan Infer masuk siang disimpan sebagai konfigurasi, tetapi aturan inferensi presensi otomatis belum dijadikan dasar utama karena sistem saat ini memakai mekanisme Lupa Presensi dan validasi pair.

Komponen Penilaian dan Survey

Konfigurasi:

• Komponen Penilaian Dosen.
• Komponen Penilaian Pembimbing Lapangan.
• Pertanyaan Survey Institusi.

Format pengaturan memakai JSON terstruktur. Gunakan format yang sudah tersedia sebagai acuan dan ubah label, bobot, atau pilihan jawaban dengan hati-hati.

Dampak:

• Rubrik dosen dipakai pada form nilai seminar/laporan.
• Rubrik Pembimbing Lapangan dipakai pada tab Penilaian dan Feedback portal Pembimbing Lapangan.
• Survey institusi dipakai untuk feedback institusi/program studi dari Pembimbing Lapangan.
• Saat nilai disimpan, sistem menyimpan snapshot rubrik/survey yang sedang berlaku. Perubahan konfigurasi setelah itu tidak mengubah struktur nilai historis yang sudah tersimpan.

Dokumen Cetak Nilai

Konfigurasi:

• Logo/header dokumen.
• Website dan email header.
• Format nomor berita acara.
• Kota tanda tangan.
• Nama dan NIP Ketua Jurusan.

Dampak:

• Digunakan pada cetak Berita Acara Nilai.
• Nama/NIP Koordinator tidak diisi di konfigurasi ini karena berita acara mengambil Koordinator Periode Program aktif sesuai prodi mahasiswa.
• QR verifikasi Berita Acara Nilai dibuat memakai QuickChart. Jika logo/header dokumen tersedia, logo dapat dipakai sebagai gambar tengah QR agar dokumen lebih mudah dikenali dan tetap bisa discan.

Peta dan Lokasi

Konfigurasi:

• Radius bumi meter.
• Latitude/longitude tengah peta.
• Zoom default.
• Max zoom.
• Fit max zoom.
• Zoom instansi.
• Zoom lokasi saat ini.
• Limit monitoring default.
• Limit monitoring maksimum.
• Timeout geolocation.
• Cache geolocation.
• High accuracy GPS.
• Tile URL.
• Tile attribution.

Dampak:

• Mengatur tampilan peta.
• Mengatur akurasi dan perilaku geolocation.
• Mengatur perhitungan jarak Haversine.
• Mengatur jumlah data monitoring yang dimuat.

4.22 Email & Notifikasi

Menu: Email & Notifikasi

Admin mengelola pengiriman email sistem dan konfigurasi mail server.

Bagian atas halaman menampilkan ringkasan 4 kolom: status sistem, jumlah email pending, jumlah email terkirim, dan jumlah email gagal.

Tab yang tersedia:

Kontrol global:

• Jika Email notifikasi aktif dimatikan, event email tetap berada di antrean tetapi tidak dikirim.
• Cocok digunakan saat SMTP bermasalah, masa uji coba, atau maintenance.

Cakupan notifikasi:

• Admin dapat mengaktifkan/menonaktifkan workflow yang boleh membuat antrean email baru.
• Workflow yang sudah tersedia: pendaftaran, usulan mitra, pindah mitra, perubahan pembimbing, pembimbing lapangan, pembekalan, digest presensi, laporan, penilaian, dan operasional.
• Pembekalan mengirim email saat event dibuka, reminder sebelum kegiatan, reminder mendekati waktu tutup jika belum presensi, konfirmasi presensi berhasil, dan rekap hadir/tidak hadir kepada admin/koordinator setelah event ditutup.
• Digest presensi dikirim mingguan, bukan setiap check-in/check-out. Mahasiswa menerima ringkasan presensi pribadi, sedangkan dosen pembimbing dan koordinator menerima daftar mahasiswa dengan pola presensi yang perlu perhatian.
• Laporan mengirim email upload berhasil, hasil review, reminder deadline H-7/H-3/H-1/hari H, reminder review dosen, summary mahasiswa bimbingan untuk dosen, dan rekap admin/koordinator untuk laporan kosong, pending review, serta sanksi tertinggi.
• Summary laporan untuk admin, koordinator, dan dosen pembimbing hanya dibuat setelah periode mencapai tanggal Mulai Pelaksanaan / Presensi. Periode masa depan belum memicu summary laporan walaupun deadline sudah dikonfigurasi.
• Pembimbing Lapangan mengirim email token akses, token pengganti jika token lama kedaluwarsa, reminder validasi catatan harian, reminder pengajuan Lupa Presensi pending, reminder H-7/H-3/H-1 sebelum deadline Laporan Lengkap untuk validasi catatan dan nilai, reminder pengisian nilai, konfirmasi nilai tersimpan, dan alert admin/koordinator untuk nilai/token yang perlu ditindaklanjuti.
• Penilaian mengirim email kepada dosen saat seminar dijadwalkan, reminder nilai seminar yang belum diisi, konfirmasi nilai tersimpan, serta alert admin/koordinator ketika nilai siap finalisasi atau belum lengkap mendekati akhir periode.
• Operasional mengirim email kepada admin untuk perubahan periode, penguncian/penyelesaian periode, perubahan konfigurasi program, hasil import Firebase, kegagalan import, dan digest email gagal.
• Workflow yang belum tersedia tampil sebagai referensi dan checkbox-nya tidak dapat diaktifkan.

Mail server:

• Konfigurasi mail server disimpan di database pada tabel system_settings, bukan menulis langsung ke .env.
• Jika belum ada konfigurasi database, sistem memakai konfigurasi dari .env.
• Password SMTP disimpan terenkripsi.

4.24 Cara Kerja Presensi dan Jarak dari Sisi Admin

Admin perlu memahami cara sistem menghitung presensi.

Presensi harian:

• Mahasiswa melakukan presensi masuk dan pulang.
• Sistem memasangkan presensi berdasarkan tanggal dan enrollment.
• Presensi pulang tanpa presensi masuk dapat tersimpan sebagai data belum berpasangan, tetapi tidak dihitung hadir efektif.
• Satu hari hadir dihitung jika ada masuk dan pulang.
• Jika hanya ada satu presensi dalam satu hari, hari tersebut tidak dihitung sebagai hari hadir efektif.
• Durasi dihitung dari pulang dikurangi masuk.
• Presensi hasil Lupa Presensi yang disetujui diperlakukan sebagai presensi koreksi dan ikut dihitung jika pasangan harian valid.

Validasi lokasi presensi harian:

• Browser mengirim snapshot GPS ke server melalui endpoint khusus sebelum presensi disimpan.
• Submit presensi memakai location_sample_id; server memakai koordinat snapshot sebagai sumber lokasi final.
• Field koordinat pada form hanya menjadi tampilan dan pembanding audit, bukan sumber utama yang dipercaya.
• Jika koordinat form berbeda jauh dari snapshot GPS, presensi ditolak.
• Jika snapshot GPS berada di luar radius mitra, presensi ditolak.
• Jika akurasi snapshot GPS rendah atau mendekati radius, presensi dapat disimpan dengan status audit lokasi.
• Pada tanggal WFA yang disetujui, radius mitra tidak menjadi pemblokir presensi. Sistem tetap menyimpan snapshot GPS, foto, catatan, dan relasi ke pengajuan WFA untuk audit.

Rumus durasi:

Durasi harian = waktu pulang - waktu masuk

Sanksi durasi:

Sanksi = pembulatan ke atas((durasi minimal - durasi aktual) / 60 menit) x poin per jam kurang

Jarak:

• Sistem memakai rumus Haversine.
• Radius bumi default 6.371.000 meter.
• Jarak presensi harian dihitung dari lokasi mahasiswa ke lokasi mitra.
• Jarak pembekalan dihitung dari lokasi mahasiswa ke lokasi pembekalan.

Jika radius maksimum diisi 0, pembatasan radius dapat dianggap tidak aktif.

4.25 Peta dan Rekap Monitoring

Admin dapat membuka:

• Peta Mitra
• Peta Monitoring
• Rekap Monitoring

Peta Mitra:

• Menampilkan sebaran mitra.
• Membantu melihat lokasi dan distribusi tempat kegiatan.

Peta Monitoring:

• Menampilkan lokasi presensi mahasiswa.
• Membandingkan lokasi mahasiswa dengan lokasi mitra.
• Membantu mendeteksi presensi yang jauh dari lokasi mitra.

Rekap Monitoring:

• Menampilkan jumlah mahasiswa.
• Total hari hadir.
• Total durasi.
• Rata-rata jarak.
• Rentang jam masuk.
• Rentang jam pulang.
• Filter periode, program, prodi, tanggal, Sabtu, Minggu, dan hari libur.

Ekspor PDF/Excel pada halaman rekap masih dalam status belum aktif jika tombol tampil disabled.

4.26 Batasan dan Kehati-hatian Admin

4.27 Alur Operasional Admin

Alur awal setup:

1. Buat atau periksa user admin, dosen, dan mahasiswa.
2. Lengkapi master prodi beserta degree_level.
3. Lengkapi master dosen.
4. Lengkapi master program kegiatan.
5. Buat periode program.
6. Atur konfigurasi periode melalui Konfigurasi Program.
7. Tambahkan master mitra jika sudah tersedia.
8. Buat penugasan koordinator program.
9. Buat penugasan Viewer Laporan jika pimpinan prodi/jurusan/fakultas/universitas perlu akses baca Analisis & Laporan.
10. Periksa Email & Notifikasi jika sistem akan mengirim email otomatis.

Alur pendaftaran:

1. Mahasiswa mendaftar program.
2. Admin/koordinator membuka Validasi Pendaftaran.
3. Periksa kelayakan akademik dan dokumen bukti.
4. Tetapkan dosen pembimbing.
5. Lengkapi data pembimbing lapangan jika perlu.
6. Setujui, minta revisi, atau tolak.

Alur pelaksanaan:

1. Admin/koordinator membuat event pembekalan.
2. Mahasiswa melakukan presensi pembekalan.
3. Mahasiswa melakukan presensi harian.
4. Jika mitra mengizinkan kerja jarak jauh, mahasiswa mengajukan WFA dengan bukti pendukung.
5. Admin/koordinator memproses pengajuan WFA. Jika disetujui, presensi pada tanggal tersebut ditandai sebagai WFA.
6. Mahasiswa mengunggah progres laporan.
7. Dosen/koordinator/admin mereview laporan.
8. Admin/koordinator mengirim token akses pembimbing lapangan jika diperlukan.
9. Mahasiswa mengajukan seminar setelah Laporan Lengkap Bab 1-5 diunggah.
10. Dosen/admin/koordinator memproses ACC, jadwal, dan nilai seminar sesuai jalur sistem atau manual.
11. Pembimbing Lapangan memvalidasi catatan harian, menandai catatan bermasalah jika perlu klarifikasi, memproses Lupa Presensi jika ada, dan mengisi nilai lapangan.
12. Admin/koordinator memproses pengajuan Lupa Presensi yang belum diproses Pembimbing Lapangan jika diperlukan.
13. Admin memantau rekap monitoring, dashboard analisis, WFA, sanksi, pembekalan, seminar, dan antrean email.

Alur penutupan:

1. Pastikan laporan final dan hardcopy sudah sesuai.
2. Pastikan nilai dosen dan nilai Pembimbing Lapangan sudah lengkap.
3. Lakukan finalisasi nilai dan isi nomor berita acara.
4. Pastikan mahasiswa dapat melihat nilai akhir dan mencetak Berita Acara Nilai.
5. Selesaikan periode jika seluruh proses sudah selesai.
6. Gunakan rekap monitoring sebagai arsip evaluasi periode.