2.1 Ringkasan Hak Akses Dosen Pembimbing

Dosen pembimbing dapat menggunakan SiLAT untuk:

• Melihat dashboard dosen pembimbing.
• Melihat daftar mahasiswa bimbingan.
• Membuka rekap monitoring bimbingan dan monitoring presensi mahasiswa.
• Membuka peta monitoring bimbingan.
• Membuka tab Analisis & Laporan dalam scope mahasiswa bimbingan.
• Melihat unggahan progres laporan mahasiswa bimbingan.
• Membuka file laporan yang diunggah mahasiswa.
• Memberikan review laporan: setujui, minta revisi, atau tolak.
• Memberikan catatan review kepada mahasiswa.
• Melihat sanksi keterlambatan pada unggahan laporan.
• Memproses ACC seminar melalui sistem.
• Mengisi nilai seminar melalui sistem jika seminar sudah terjadwal.

Catatan:

• Akses dosen pembimbing dibatasi pada mahasiswa yang ditetapkan sebagai bimbingannya.
• Jika dosen juga memiliki penugasan koordinator aktif atau penugasan Viewer Laporan, gunakan role switcher pada header untuk memilih mode kerja yang tepat. Mode aktif menentukan menu, scope data, dan aksi yang boleh digunakan.
• Saat mode aktif adalah Dosen Pembimbing, akses tetap dibatasi sebagai dosen pembimbing meskipun akun yang sama juga memiliki hak koordinator atau viewer.
• Nilai akhir difinalisasi oleh admin/koordinator setelah nilai dosen dan nilai Pembimbing Lapangan tersedia.

2.2 Alur Singkat Dosen Pembimbing

1. Login ke SiLAT sebagai dosen.
2. Buka Dashboard untuk melihat ringkasan mahasiswa bimbingan.
3. Buka Review Laporan untuk memeriksa unggahan mahasiswa.
4. Klik Buka file pada dokumen yang akan diperiksa.
5. Pilih status review: setujui, minta revisi, atau tolak.
6. Isi catatan review, terutama jika meminta revisi atau menolak.
7. Klik Simpan Review.
8. Buka Seminar & Penilaian untuk memproses ACC atau nilai seminar jika mahasiswa sudah mengajukan seminar.
9. Buka Rekap Monitoring Bimbingan untuk memantau presensi, durasi, dan jarak mahasiswa.
10. Gunakan Peta Monitoring Bimbingan jika perlu memeriksa lokasi presensi secara visual.
11. Lanjutkan komunikasi akademik dengan mahasiswa berdasarkan catatan review dan rekap aktivitas.

2.3 Login dan Dashboard Dosen

Menu: Dashboard

Setelah login sebagai dosen, sistem menampilkan dashboard dosen pembimbing.

Dashboard dosen menampilkan:

• Jumlah mahasiswa bimbingan aktif.
• Jumlah mahasiswa yang memerlukan bimbingan/perhatian.
• Notifikasi aksi yang perlu diproses, seperti review laporan dan seminar/penilaian.
• Aksi cepat menuju modul yang membutuhkan tindakan dosen.
• Deadline mahasiswa bimbingan dalam 7 hari ke depan; jika tidak ada, sistem menampilkan deadline terdekat.
• Daftar mahasiswa bimbingan yang dikelompokkan berdasarkan program/periode.
• Aksi cepat per kelompok periode menuju Review Laporan, Seminar & Penilaian, Peta Monitoring Bimbingan, dan Rekap Monitoring Bimbingan.

Data mahasiswa bimbingan berasal dari enrollment mahasiswa yang sudah ditetapkan dosen pembimbingnya oleh admin/koordinator.

Sidebar dosen menampilkan badge jumlah pekerjaan pada menu yang membutuhkan aksi, misalnya Review Laporan (2) atau Seminar & Penilaian (5). Badge ini membantu dosen langsung melihat antrean pekerjaan tanpa membuka setiap menu satu per satu.

2.3A Role Switcher dan Mode Aktif

Jika akun dosen memiliki lebih dari satu hak akses, header menampilkan role switcher. Contoh kombinasi yang mungkin muncul:

• Dosen Pembimbing
• Koordinator
• Viewer Laporan

Pilih Dosen Pembimbing jika ingin bekerja sebagai pembimbing akademik mahasiswa bimbingan. Pada mode ini, sidebar dan halaman laporan diarahkan ke scope bimbingan. Aksi koordinator seperti validasi pendaftaran, pengelolaan Lupa Presensi, dan finalisasi nilai tidak diberikan.

Pilih Koordinator jika perlu menjalankan tugas operasional sesuai penugasan periode/prodi koordinator. Pilih Viewer Laporan jika hanya perlu membaca Analisis & Laporan sesuai scope organisasi/prodi yang diberikan admin.

Mode aktif juga berlaku pada akses langsung melalui URL. Misalnya, ketika mode aktif adalah Dosen Pembimbing, halaman finalisasi nilai koordinator tidak dapat dipakai meskipun akun yang sama juga memiliki penugasan koordinator. Untuk memakai fitur koordinator, ubah mode aktif ke Koordinator lebih dulu.

2.4 Daftar Mahasiswa Bimbingan

Pada dashboard dosen, tabel mahasiswa bimbingan menampilkan:

• Nama mahasiswa.
• NPM.
• Periode program.
• Program studi.
• Mitra/tempat kegiatan.
• Link menuju peta monitoring bimbingan.
• Link menuju rekap monitoring bimbingan.

Dosen tidak memilih sendiri mahasiswa bimbingan. Penugasan dosen pembimbing dilakukan melalui validasi pendaftaran atau pengelolaan peserta oleh admin/koordinator.

2.5 Review Laporan

Menu: Review Laporan

Halaman Review Laporan digunakan untuk memeriksa dokumen progres laporan yang diunggah mahasiswa.

Dosen dapat melakukan:

• Mencari unggahan berdasarkan nama mahasiswa, NPM, atau mitra.
• Memfilter unggahan berdasarkan status.
• Membuka file laporan mahasiswa.
• Melihat jenis dokumen yang diunggah.
• Melihat waktu unggah.
• Melihat sanksi keterlambatan jika ada.
• Memberikan status review.
• Menulis catatan review.

Status review yang tersedia:

Status yang terlihat pada sistem:

2.6 Cara Melakukan Review Laporan

Langkah review:

1. Buka menu Review Laporan.
2. Gunakan kolom cari atau filter status jika diperlukan.
3. Pada baris mahasiswa, klik Buka file untuk memeriksa dokumen.
4. Pilih status review:
   • Setujui
   • Minta Revisi
   • Tolak
5. Isi catatan review jika diperlukan.
6. Klik Simpan Review.

Catatan wajib diisi jika dosen memilih Minta Revisi atau Tolak.

2.7 Dokumen yang Sudah Disetujui

Jika dokumen sudah berstatus Disetujui, dokumen menjadi terkunci.

Dampaknya:

• Dosen tidak dapat mengubah review dokumen tersebut melalui form review.
• Mahasiswa tidak dapat mengganti dokumen yang sudah disetujui pada jenis unggahan yang sama.
• Jika dokumen yang disetujui adalah Laporan Lengkap, sistem menyimpan file tersebut sebagai final_report_path pada enrollment.

Penguncian ini menjaga agar dokumen final tidak berubah tanpa proses administratif.

2.8 Catatan Review untuk Mahasiswa

Catatan review dipakai mahasiswa sebagai arahan perbaikan.

Saran isi catatan:

• Tuliskan bagian yang harus diperbaiki.
• Sebutkan halaman/bab jika memungkinkan.
• Gunakan kalimat singkat dan operasional.
• Hindari catatan yang terlalu umum seperti “perbaiki lagi” tanpa arahan.

Contoh catatan:

Bab 2 perlu menambahkan struktur organisasi mitra dan penjelasan proses bisnis berjalan. Perbaiki juga sitasi pada halaman 8.

Catatan review akan terlihat oleh mahasiswa pada halaman Laporan Saya.

2.9 Rekap Monitoring Bimbingan

Menu: Rekap Monitoring Bimbingan

Dosen dapat melihat rekap monitoring mahasiswa bimbingan.

Filter yang tersedia:

• Periode program.
• Program.
• Program studi.
• Tanggal mulai.
• Tanggal akhir.
• Termasuk Sabtu.
• Termasuk Minggu.
• Termasuk hari libur.

Rekap menampilkan:

• Jumlah mahasiswa.
• Total hari hadir.
• Total durasi.
• Nama mahasiswa.
• NPM.
• Email.
• Mitra/tempat kegiatan.
• Jumlah hari hadir.
• Jumlah check-in.
• Rata-rata jarak.
• Total durasi.
• Rentang jam masuk.
• Rentang jam pulang.

Untuk role dosen, data dibatasi pada mahasiswa bimbingan dosen tersebut. Jika dosen juga koordinator, perlu pindah mode ke Koordinator melalui role switcher untuk melihat data sesuai penugasan periode/prodi koordinator.

2.9A Analisis & Laporan Bimbingan

Menu: Peta Monitoring Bimbingan, Rekap Monitoring Bimbingan, atau tab laporan yang tersedia dari halaman laporan.

Dosen pembimbing dapat membuka tab laporan dalam scope bimbingan. Tujuannya adalah membantu dosen menemukan mahasiswa yang perlu ditindaklanjuti tanpa melihat data global program.

Tab yang dapat dibaca dalam mode dosen antara lain:

• Progress Funnel
• Risk Scoring
• Heatmap Kehadiran
• Grafik Operasional
• Snapshot PDF
• Rekap Sanksi
• Rekap Nilai Akhir
• Rekap Monitoring
• Drill-down

Dalam mode Dosen Pembimbing, Progress Funnel menampilkan alur khusus bimbingan:

• Mahasiswa bimbingan aktif.
• Mahasiswa yang sudah memiliki presensi.
• Mahasiswa yang sudah mengisi catatan/laporan.
• Catatan atau laporan yang sudah tervalidasi.
• Mahasiswa yang sudah masuk proses seminar/penilaian.
• Nilai dosen yang sudah masuk.
• Nilai akhir yang sudah lengkap atau final.

Aksi cepat pada tabel laporan dibatasi sesuai kewenangan dosen:

Jika dosen merangkap Koordinator dan perlu memproses Lupa Presensi atau Finalisasi Nilai, ubah mode aktif ke Koordinator terlebih dahulu.

2.10 Seminar & Penilaian

Menu: Seminar & Penilaian

Dosen pembimbing dapat memproses pengajuan seminar mahasiswa bimbingannya.

Alur via sistem:

1. Mahasiswa mengajukan seminar setelah Laporan Lengkap Bab 1-5 diunggah.
2. Dosen membuka menu Seminar & Penilaian.
3. Dosen memilih keputusan ACC seminar: setujui, minta revisi, atau tolak.
4. Jika disetujui, admin/koordinator dapat menjadwalkan seminar.
5. Setelah seminar terjadwal, dosen mengisi komponen nilai seminar via sistem.

Komponen nilai seminar:

Sistem menghitung nilai total berdasarkan komponen tersebut.

Jika mahasiswa memakai jalur manual, dosen memberi ACC atau nilai di luar sistem sesuai dokumen resmi. Mahasiswa mengunggah bukti, lalu admin/koordinator memvalidasi berkas manual tersebut.

2.11 Cara Kerja Hari Hadir pada Rekap

Sistem menghitung hari hadir dari pasangan presensi masuk dan pulang pada tanggal yang sama.

Ketentuan:

• Satu hari dihitung hadir jika ada presensi masuk dan presensi pulang.
• Jika hanya ada satu presensi, hari tersebut tidak dihitung sebagai hari hadir lengkap.
• Durasi dihitung dari selisih waktu pulang dan masuk.
• Filter Sabtu, Minggu, dan hari libur menentukan apakah hari tersebut ikut dihitung pada rekap.

Contoh:

Presensi masuk : 07:45
Presensi pulang: 16:20
Hari hadir     : 1 hari
Durasi         : 8 jam 35 menit

2.12 Cara Kerja Jarak pada Rekap

Jarak pada rekap berasal dari jarak presensi mahasiswa terhadap lokasi mitra/tempat kegiatan.

Sistem menghitung jarak menggunakan rumus Haversine berdasarkan:

• Latitude dan longitude lokasi mitra.
• Latitude dan longitude presensi mahasiswa.
• Radius bumi default 6.371.000 meter.

Rata-rata jarak pada rekap dihitung dari data jarak presensi yang tersedia.

Interpretasi jarak:

• Jarak kecil menunjukkan mahasiswa melakukan presensi dekat lokasi mitra.
• Jarak besar perlu diperiksa, terutama jika melebihi radius yang dikonfigurasi.
• Perbedaan jarak dapat dipengaruhi akurasi GPS perangkat mahasiswa.

2.13 Peta Mitra

Menu: Peta & Rute Mitra atau akses peta sesuai menu yang diberikan sistem.

Dosen dapat membuka peta mitra untuk melihat sebaran instansi/tempat kegiatan jika akses tersebut tersedia pada mode aktifnya.

Peta mitra membantu dosen:

• Mengenali lokasi tempat kegiatan mahasiswa.
• Melihat distribusi mitra.
• Mengecek konteks lokasi sebelum membaca rekap presensi.

Peta menggunakan Leaflet dan tile OpenStreetMap.

2.14 Peta Monitoring Bimbingan

Menu: Peta Monitoring Bimbingan

Dosen dapat melihat titik presensi mahasiswa pada peta monitoring sesuai hak aksesnya.

Peta monitoring membantu dosen:

• Melihat lokasi check-in mahasiswa.
• Membandingkan posisi mahasiswa dengan lokasi mitra.
• Membaca jarak presensi secara visual.
• Mengidentifikasi pola presensi yang perlu dikonfirmasi.

Data peta monitoring mengikuti filter dan scope role. Untuk mode Dosen Pembimbing, data utama adalah mahasiswa bimbingan.

2.15 Akses File Laporan

Dosen dapat membuka file laporan melalui tombol Buka file pada halaman Review Laporan.

Batasan akses:

• Admin dapat membuka semua file.
• Dosen pembimbing hanya dapat membuka file mahasiswa bimbingannya.
• Koordinator hanya dapat membuka file sesuai scope periode/prodi penugasannya.
• Mahasiswa hanya dapat membuka file miliknya sendiri.

Jika mode aktif adalah Dosen Pembimbing dan dosen tidak termasuk pembimbing mahasiswa tersebut, akses file ditolak. Jika akun yang sama juga koordinator, akses berbasis scope koordinator digunakan saat mode aktif adalah Koordinator.

2.16 Cara Kerja Sanksi Unggahan Laporan

Pada halaman Review Laporan, dosen dapat melihat poin sanksi jika mahasiswa terlambat mengunggah dokumen.

Sanksi dihitung otomatis berdasarkan deadline periode.

Mode sanksi:

• Per hari: jumlah hari terlambat dikali poin deadline.
• Tetap: poin dikenakan satu kali ketika dokumen terlambat.

Contoh:

Deadline       : 10 Juli
Tanggal upload : 13 Juli
Terlambat      : 3 hari
Poin deadline  : 5 poin per hari
Sanksi         : 15 poin

Dosen tidak mengubah poin sanksi secara manual pada halaman review. Dosen hanya memberi status dan catatan review dokumen.

2.17 Batasan Role Dosen Pembimbing