Dokumentasi / Koordinator
1 / 22

3.1 Ringkasan Hak Akses Koordinator

Koordinator adalah dosen yang diberi penugasan aktif pada kombinasi periode program dan program studi tertentu.

Koordinator dapat menggunakan SiLAT untuk:

  • Melihat dashboard koordinator.
  • Melihat scope penugasan periode/prodi.
  • Memvalidasi pendaftaran mahasiswa pada scope tugasnya.
  • Membuka dan mereview dokumen bukti akademik pendaftaran.
  • Menetapkan atau mengoreksi dosen pembimbing pada proses validasi.
  • Mengoreksi data pembimbing lapangan dan email pembimbing lapangan.
  • Membuka dan mengelola event pembekalan program.
  • Melihat rekap presensi pembekalan.
  • Memproses permohonan perubahan pembimbing.
  • Mereview progres laporan mahasiswa pada scope tugasnya.
  • Memvalidasi ACC seminar manual, menjadwalkan seminar, dan memvalidasi nilai seminar manual pada scope tugasnya.
  • Melihat peta monitoring dan rekap monitoring pada scope tugasnya.
  • Memantau mahasiswa dengan sanksi tertinggi.
  • Membuka Analisis & Laporan pada scope periode/prodi penugasannya untuk membaca dashboard progres, funnel, risiko, heatmap, dan grafik operasional.

Batas utama koordinator:

  • Koordinator hanya mengakses data sesuai periode dan prodi penugasannya.
  • Jika event pembekalan dibuat untuk semua prodi, koordinator tetap hanya melihat peserta sesuai scope prodi yang ditugaskan.
  • Koordinator tidak mengelola master data global seperti user, prodi, program, periode, dan Konfigurasi Program. Fitur tersebut berada pada role admin.

3.2 Login dan Dashboard Koordinator

Menu: Dashboard Koordinator

Dashboard koordinator menampilkan ringkasan data pada scope penugasan.

Informasi yang ditampilkan:

  • Jumlah mahasiswa terdaftar.
  • Jumlah check-in hari ini.
  • Jumlah laporan selesai.
  • Total sanksi.
  • Peserta terbaru.
  • Rekap pembekalan.
  • Mahasiswa dengan sanksi tertinggi.
  • Daftar penugasan koordinator.

Tombol cepat pada dashboard:

  • Validasi Pendaftaran untuk memproses pengajuan mahasiswa.
  • Kelola pembekalan untuk membuka event pembekalan.
  • Peta dan Rekap pada daftar penugasan untuk membuka monitoring sesuai periode/prodi.

3.3 Scope Penugasan Koordinator

Scope koordinator ditentukan oleh data penugasan:

  • Dosen koordinator.
  • Periode program.
  • Program studi.
  • Status aktif/nonaktif.

Satu penugasan aktif berarti koordinator bertanggung jawab pada satu kombinasi periode dan prodi.

Contoh:

Dosen      : Dr. A
Periode    : Kerja Praktik Juli 2026
Prodi      : S1 Ilmu Komputer
Status     : Aktif

Koordinator dengan penugasan di atas hanya melihat dan memproses data mahasiswa S1 Ilmu Komputer pada periode Kerja Praktik Juli 2026, kecuali ia memiliki penugasan tambahan.

3.4 Validasi Pendaftaran

Menu: Validasi Pendaftaran

Halaman ini digunakan untuk memproses pendaftaran mahasiswa yang masuk ke scope koordinator.

Koordinator dapat:

  • Mencari pendaftaran berdasarkan nama mahasiswa, NPM, atau mitra.
  • Memfilter berdasarkan program, periode, dan prodi.
  • Membaca data dalam tabel dengan kolom Program/Periode, Nama/NPM, Prodi, SKS/IPK, Lampiran, Catatan Verifikasi, dan Aksi.
  • Membuka dokumen bukti akademik.
  • Memberi catatan verifikasi.
  • Mengambil keputusan: setujui, minta revisi, atau tolak.
  • Memilih beberapa pendaftaran dengan checkbox, memakai check/uncheck all, lalu menjalankan bulk action setujui, minta revisi, atau tolak.

Kolom pembimbing tidak ditampilkan pada halaman ini. Penetapan atau koreksi pembimbing diproses melalui Peserta Periode agar validasi pendaftaran tetap fokus pada kelayakan dan keputusan pendaftaran.

3.5 Data yang Diperiksa saat Validasi

Pada setiap kartu pendaftaran, koordinator memeriksa:

  • Nama mahasiswa.
  • NPM.
  • Program studi.
  • Periode program.
  • Mitra/tempat kegiatan.
  • Status pendaftaran.
  • KRS program/KP.
  • Total SKS.
  • Semester.
  • IPK.
  • Dokumen bukti akademik.
  • Kuota minimal mitra jika sistem menampilkan peringatan.

Dokumen bukti akademik berisi:

Transkrip Sementara + KRS Semester saat ini

Jika dokumen belum diunggah, sistem menampilkan informasi bahwa dokumen belum tersedia.

3.6 Keputusan Validasi Pendaftaran

Koordinator dapat memilih tiga keputusan.

Keputusan Dampak
Setujui Status enrollment menjadi active. Mahasiswa dapat menjalankan program dan melakukan presensi.
Minta Revisi Status enrollment menjadi revision_required. Mahasiswa harus memperbaiki pendaftaran dan mengirim ulang.
Tolak Status enrollment menjadi rejected. Pendaftaran tidak dilanjutkan.

Ketentuan penting:

  • Dosen pembimbing wajib dipilih sebelum pendaftaran diaktifkan.
  • Catatan verifikasi sebaiknya diisi jika meminta revisi atau menolak.
  • Email pembimbing lapangan opsional saat validasi, tetapi wajib tersedia sebelum mahasiswa mengajukan seminar.
  • Jika kuota minimal mitra belum terpenuhi, sistem menampilkan peringatan. Peringatan ini membantu koordinator mengambil keputusan, tetapi alur akhir mengikuti kebijakan akademik yang berlaku.

3.7 Cara Melakukan Validasi Pendaftaran

Langkah validasi:

  1. Buka menu Validasi Pendaftaran.
  2. Gunakan filter program, periode, atau prodi jika diperlukan.
  3. Pilih pendaftaran yang akan diproses.
  4. Buka dokumen bukti akademik.
  5. Periksa SKS, semester, IPK, KRS, mitra, dan data kontak.
  6. Pilih dosen pembimbing.
  7. Lengkapi data pembimbing lapangan jika perlu.
  8. Isi catatan verifikasi jika ada arahan untuk mahasiswa.
  9. Klik Setujui, Minta Revisi, atau Tolak.

3.8 Pembekalan Program

Menu: Pembekalan

Koordinator dapat membuka event pembekalan untuk periode/prodi sesuai scope tugasnya.

Data event pembekalan:

  • Periode program.
  • Prodi.
  • Nama lokasi.
  • Latitude.
  • Longitude.
  • Waktu dibuka.
  • Waktu ditutup.
  • Radius maksimum meter.
  • Status aktif.

Nama event dibuat otomatis mengikuti program dan periode, misalnya:

Pembekalan Kerja Praktik Periode Juli 2026

Koordinator menentukan lokasi pembekalan melalui nama lokasi dan peta.

3.9 Pick Lokasi Pembekalan dari Peta

Pada form event pembekalan, koordinator dapat menggunakan peta untuk menentukan koordinat.

Cara memilih lokasi:

  1. Isi nama lokasi.
  2. Pilih sugest lokasi jika tersedia.
  3. Klik titik lokasi pada peta atau geser marker.
  4. Pastikan latitude dan longitude terisi.
  5. Isi waktu pembukaan dan penutupan presensi jika diperlukan.
  6. Isi radius maksimum jika ingin membatasi jarak presensi.
  7. Klik Simpan Event.

Sugest lokasi bekerja dengan urutan:

  • Riwayat lokasi internal sistem.
  • Sumber eksternal jika data internal tidak ditemukan.

Jika radius maksimum dikosongkan, sistem memakai konfigurasi radius presensi periode.

3.10 Rekap Presensi Pembekalan

Koordinator dapat membuka detail event pembekalan melalui tombol Rekap atau Detail.

Rekap pembekalan menampilkan:

  • Nama event.
  • Lokasi.
  • Prodi.
  • Jumlah peserta.
  • Jumlah mahasiswa yang sudah presensi.
  • Jumlah mahasiswa yang belum presensi.
  • Daftar peserta.
  • Status presensi setiap peserta.
  • Waktu presensi.
  • Jarak mahasiswa dari lokasi pembekalan.

Cara membaca status:

Status Arti
Presensi Mahasiswa sudah melakukan presensi pembekalan.
Belum presensi Mahasiswa belum melakukan presensi pembekalan.

Jarak dihitung dari koordinat mahasiswa saat presensi ke koordinat lokasi pembekalan.

3.11 Cara Kerja Presensi Pembekalan

Presensi pembekalan memakai mekanisme yang mirip dengan presensi mahasiswa.

Sistem mencatat:

  • Event pembekalan.
  • Mahasiswa.
  • Waktu presensi.
  • Koordinat mahasiswa.
  • Koordinat event.
  • Jarak dalam meter.
  • Foto realtime.

Batasan:

  • Mahasiswa hanya dapat presensi satu kali untuk satu event.
  • Presensi hanya berlaku pada event yang sesuai periode/prodi enrollment mahasiswa.
  • Jika event punya waktu buka/tutup, presensi di luar rentang waktu ditolak.
  • Jika radius maksimum aktif dan mahasiswa di luar radius, presensi ditolak.
  • Lokasi event tidak dapat diubah oleh mahasiswa.

3.12 Perubahan Pembimbing

Menu: Perubahan Pembimbing

Koordinator dapat memproses permohonan perubahan atau pelengkapan pembimbing mahasiswa pada scope tugasnya.

Data yang dapat direview:

  • Mahasiswa dan enrollment.
  • Dosen pembimbing saat ini.
  • Usulan dosen pembimbing.
  • Pembimbing lapangan saat ini.
  • Usulan pembimbing lapangan.
  • HP pembimbing lapangan.
  • Email pembimbing lapangan.
  • Alasan mahasiswa.

Keputusan yang dapat diambil:

  • Setujui permohonan.
  • Tolak permohonan.
  • Beri catatan reviewer.

Jika disetujui, data pembimbing pada enrollment diperbarui sesuai keputusan reviewer.

3.13 Review Laporan oleh Koordinator

Menu: Review Laporan

Koordinator dapat mereview progres laporan mahasiswa pada scope periode/prodi penugasannya.

Aksi yang tersedia sama seperti dosen pembimbing:

  • Membuka file laporan.
  • Melihat jenis dokumen.
  • Melihat waktu unggah.
  • Melihat poin sanksi keterlambatan.
  • Memberi status review.
  • Memberi catatan.

Status review:

Status Fungsi
Setujui Dokumen diterima dan dikunci.
Minta Revisi Mahasiswa perlu memperbaiki dan mengunggah ulang.
Tolak Dokumen ditolak.

Catatan wajib diisi jika koordinator meminta revisi atau menolak dokumen.

3.14 Review Seminar oleh Koordinator

Menu: Review Seminar

Koordinator dapat memproses bagian administratif seminar dalam scope periode/prodi penugasannya.

Koordinator dapat:

  • Melihat pengajuan seminar mahasiswa dalam scope.
  • Memvalidasi berkas ACC seminar manual.
  • Menolak ACC manual jika bukti tidak sesuai dan memberi catatan.
  • Menjadwalkan seminar setelah ACC valid.
  • Memvalidasi nilai seminar manual yang diinput mahasiswa beserta berkas bukti/form penilaian.

Koordinator tidak menggantikan keputusan akademik dosen pembimbing untuk ACC atau nilai via sistem. Jalur dosen tetap dilakukan oleh dosen pembimbing, sedangkan koordinator menangani validasi administratif dan jadwal sesuai scope.

3.15 Rekap Monitoring

Menu: Rekap Monitoring

Koordinator dapat membaca rekap presensi dan aktivitas mahasiswa pada scope tugas.

Filter yang tersedia:

  • Periode program.
  • Program.
  • Program studi.
  • Tanggal mulai.
  • Tanggal akhir.
  • Termasuk Sabtu.
  • Termasuk Minggu.
  • Termasuk hari libur.

Rekap menampilkan:

  • Total mahasiswa.
  • Total hari hadir.
  • Total durasi.
  • Nama mahasiswa.
  • NPM.
  • Email.
  • Mitra.
  • Jumlah hari hadir.
  • Jumlah check-in.
  • Rata-rata jarak.
  • Total durasi.
  • Rentang jam masuk.
  • Rentang jam pulang.

Koordinator dapat menggunakan rekap ini untuk melihat mahasiswa yang perlu dibimbing ulang, dipanggil, atau dikonfirmasi.

3.16 Peta Monitoring

Menu: Peta Monitoring

Peta monitoring menampilkan lokasi presensi mahasiswa sesuai scope koordinator.

Koordinator dapat menggunakan peta untuk:

  • Melihat sebaran lokasi check-in mahasiswa.
  • Membandingkan lokasi presensi dengan lokasi mitra.
  • Membaca potensi presensi di luar lokasi.
  • Mendukung evaluasi jika ada jarak presensi yang tidak wajar.

Data peta monitoring mengikuti filter periode/prodi dan hak akses koordinator.

3.17 Cara Kerja Hari Hadir, Durasi, dan Jarak

Koordinator membaca metrik presensi dengan aturan yang sama seperti role lain.

Hari hadir:

  • Satu hari dihitung hadir jika mahasiswa memiliki presensi masuk dan pulang pada tanggal yang sama.
  • Jika hanya masuk atau hanya pulang, hari tersebut belum dihitung sebagai hari hadir lengkap.

Durasi:

Durasi = waktu presensi pulang - waktu presensi masuk

Jarak:

  • Jarak dihitung dengan rumus Haversine.
  • Acuan jarak adalah koordinat lokasi mitra untuk presensi harian.
  • Untuk pembekalan, acuan jarak adalah koordinat lokasi pembekalan.
  • Radius bumi default adalah 6.371.000 meter.

Sanksi durasi:

  • Jika durasi harian kurang dari durasi minimal, sistem memberi poin sanksi.
  • Default durasi minimal adalah 6 jam.
  • Default sanksi adalah 1 poin per jam kurang, dibulatkan ke atas.

3.18 Sanksi dan Tindak Lanjut

Dashboard koordinator menampilkan mahasiswa dengan sanksi tertinggi.

Sumber sanksi:

  • Durasi presensi harian kurang dari minimal.
  • Keterlambatan unggah laporan sesuai deadline.

Koordinator dapat memakai data sanksi untuk:

  • Menghubungi mahasiswa.
  • Mengingatkan dosen pembimbing.
  • Meminta mahasiswa memperbaiki pola presensi.
  • Memeriksa apakah ada masalah lokasi, mitra, atau jadwal.
  • Mengambil keputusan akademik sesuai kebijakan program.

3.18A Lupa Presensi

Menu: Lupa Presensi

Koordinator dapat memproses pengajuan Lupa Presensi dalam scope periode/prodi penugasannya.

Koordinator dapat:

  • Mencari pengajuan berdasarkan mahasiswa, NPM, periode, atau status.
  • Melihat tanggal dan jam presensi yang diajukan.
  • Melihat jenis presensi, yaitu Masuk atau Pulang.
  • Melihat jarak, foto bukti, akurasi/indikasi audit lokasi jika tersedia, catatan aktivitas, dan alasan lupa.
  • Membaca catatan aktivitas dan alasan lupa.
  • Melihat jarak/lokasi dan foto bukti pengajuan jika tersedia.
  • Menyetujui atau menolak pengajuan.
  • Memberi catatan review.

Jika disetujui, sistem membuat data presensi koreksi dan memasangkannya dengan presensi pada hari yang sama jika aturan pair terpenuhi. Jika ditolak, pengajuan tidak masuk ke data presensi resmi.

3.18B Finalisasi Nilai

Menu: Finalisasi Nilai

Koordinator dapat memfinalisasi nilai mahasiswa dalam scope periode/prodi penugasannya jika nilai dosen dan nilai Pembimbing Lapangan sudah tersedia.

Alur finalisasi:

  1. Buka halaman Finalisasi Nilai.
  2. Filter periode program jika diperlukan.
  3. Periksa nilai dosen pembimbing dan nilai Pembimbing Lapangan.
  4. Periksa total sanksi dan suggest pengurangan.
  5. Isi atau koreksi Pengurangan Final jika diperlukan.
  6. Isi nomor berita acara jika belum ada.
  7. Tambahkan catatan koordinator/admin jika diperlukan.
  8. Klik Simpan Finalisasi.

Setelah final:

  • Total nilai dan huruf mutu tersimpan.
  • Nilai dosen dan nilai Pembimbing Lapangan terkunci.
  • Mahasiswa dapat melihat nilai akhir di tab Penyelesaian.
  • Mahasiswa dapat mencetak Berita Acara Nilai.

3.19 Batasan Role Koordinator

Area Batasan
Scope data Koordinator hanya mengakses periode/prodi yang ditugaskan.
Validasi pendaftaran Koordinator dapat menyetujui, meminta revisi, atau menolak pendaftaran dalam scope.
Aktivasi enrollment Dosen pembimbing wajib dipilih sebelum enrollment diaktifkan.
Dokumen akademik Koordinator dapat membuka dokumen bukti akademik pendaftaran dalam scope.
Pembekalan Koordinator dapat membuat dan melihat event pembekalan pada scope tugasnya.
Presensi pembekalan Koordinator melihat rekap hadir/belum hadir dan jarak, tetapi mahasiswa yang melakukan presensi.
Review laporan Koordinator dapat mereview laporan dalam scope periode/prodi.
Review seminar Koordinator dapat memvalidasi ACC manual, menjadwalkan seminar, dan memvalidasi nilai manual dalam scope periode/prodi.
Lupa Presensi Koordinator dapat menyetujui/menolak pengajuan dalam scope periode/prodi.
Finalisasi nilai Koordinator dapat memfinalisasi nilai dalam scope periode/prodi jika nilai dosen dan Pembimbing Lapangan sudah tersedia.
Perubahan pembimbing Koordinator dapat memproses permohonan dalam scope.
Master data Koordinator tidak mengelola master user, prodi, program, periode, dan Konfigurasi Program.
Admin global Tindakan lintas seluruh data berada pada role admin.

3.20 Alur Singkat Koordinator

  1. Login ke SiLAT sebagai koordinator.
  2. Buka Dashboard Koordinator.
  3. Periksa scope penugasan periode/prodi.
  4. Buka Validasi Pendaftaran untuk memproses pengajuan mahasiswa.
  5. Buka dokumen bukti akademik sebelum mengambil keputusan.
  6. Tetapkan dosen pembimbing dan lengkapi data pembimbing lapangan.
  7. Setujui, minta revisi, atau tolak pendaftaran.
  8. Buka Pembekalan untuk membuat event pembekalan.
  9. Tentukan lokasi pembekalan dari peta dan simpan event.
  10. Pantau rekap presensi pembekalan.
  11. Buka Review Laporan untuk meninjau unggahan mahasiswa.
  12. Buka Review Seminar untuk memvalidasi ACC manual, menjadwalkan seminar, atau memvalidasi nilai manual.
  13. Buka Rekap Monitoring dan Peta Monitoring untuk memantau presensi, durasi, jarak, dan sanksi.
  14. Buka Analisis & Laporan untuk membaca progres, risiko, heatmap, dan grafik operasional pada scope penugasan.
  15. Tindak lanjuti mahasiswa dengan sanksi tinggi atau presensi tidak wajar.