Dokumentasi / Pembimbing Lapangan
1 / 6

5.1 Ringkasan Hak Akses Pembimbing Lapangan

Pembimbing Lapangan dapat menggunakan SiLAT untuk melihat mahasiswa yang terkait dengan email pembimbing lapangan pada enrollment aktif.

Akses tersedia melalui dua cara:

  • URL token akses yang dikirim oleh admin/koordinator.
  • Login dengan akun role Pembimbing Lapangan jika email login sama dengan email pembimbing lapangan pada enrollment aktif.

5.2 Akses Melalui Token URL

Admin/koordinator dapat membuat token akses dari data peserta periode.

Ketentuan token:

  • Token bersifat unik.
  • Token memiliki masa berlaku.
  • Token dapat dicabut oleh admin.
  • Token hanya membuka data mahasiswa/enrollment yang terkait dengan token tersebut.
  • Link token dikirim melalui antrean email sistem jika email notifikasi aktif.

Langkah penggunaan:

  1. Buka email akses dari SiLAT.
  2. Klik tautan portal pembimbing lapangan.
  3. Periksa data mahasiswa yang tampil.
  4. Gunakan informasi presensi dan catatan harian sebagai bahan monitoring.

5.3 Akses Melalui Login

Jika akun Pembimbing Lapangan sudah dibuat, pembimbing dapat login menggunakan email yang sama dengan email pembimbing lapangan pada enrollment.

Sistem hanya menampilkan mahasiswa yang memiliki field_supervisor_email sama dengan email akun login.

Jika tidak ada mahasiswa yang tampil:

  • Pastikan email login sama dengan email pembimbing lapangan pada data peserta.
  • Hubungi admin/koordinator untuk mengecek data pembimbing lapangan.
  • Pastikan enrollment mahasiswa masih aktif.

5.4 Dashboard Pembimbing Lapangan

Dashboard Pembimbing Lapangan menampilkan ringkasan mahasiswa yang terkait dengan email pembimbing lapangan pada enrollment.

Informasi utama:

  • Periode aktif.
  • Periode selesai.
  • Jumlah mahasiswa bimbingan.
  • Status pengisian nilai.
  • Akses ke daftar Mahasiswa Bimbingan.

Menu Mahasiswa Bimbingan menampilkan mahasiswa terkait. Pada detail mahasiswa, Pembimbing Lapangan melihat dua tab utama:

Tab Fungsi
Validasi Catatan Harian Melihat presensi masuk/pulang, durasi, jarak, rencana, realisasi, status validasi, aksi validasi, aksi tandai bermasalah, klarifikasi mahasiswa, dan blok pengajuan Lupa Presensi yang masih pending.
Penilaian dan Feedback Mengisi nilai Pembimbing Lapangan, catatan untuk mahasiswa, rekomendasi mahasiswa, serta feedback untuk institusi/program studi.

Pada tab Validasi Catatan Harian, Pembimbing Lapangan dapat:

  • Memvalidasi satu baris melalui tombol Validasi.
  • Memilih beberapa baris dengan checkbox lalu klik Validasi Terpilih untuk validasi massal.
  • Menandai catatan sebagai Bermasalah jika data presensi/catatan dinilai tidak valid atau perlu klarifikasi.
  • Membaca klarifikasi mahasiswa, lalu melakukan validasi ulang jika klarifikasi diterima.

Status catatan harian:

Status Arti
Pending / perlu validasi Catatan belum diputuskan oleh Pembimbing Lapangan.
Tervalidasi Catatan disetujui oleh Pembimbing Lapangan dan dihitung sebagai validasi selesai.
Bermasalah Pembimbing Lapangan menilai catatan tidak valid atau perlu klarifikasi.

Saat memilih Tandai Bermasalah, Pembimbing Lapangan wajib mengisi alasan. Alasan ini tampil pada tab Presensi & Catatan mahasiswa. Mahasiswa dapat mengirim klarifikasi, tetapi status tetap Bermasalah sampai Pembimbing Lapangan memvalidasi ulang.

Jika foto presensi tersedia, baris catatan harian menampilkan bagian Foto audit presensi untuk membuka foto masuk dan/atau pulang. Pengajuan Lupa Presensi pending juga menampilkan Foto bukti Lupa Presensi jika mahasiswa mengirim foto bukti.

Validasi Lupa Presensi untuk Pembimbing Lapangan berada di:

Mahasiswa Bimbingan -> buka mahasiswa -> tab Validasi Catatan Harian -> Pengajuan Lupa Presensi

Blok Pengajuan Lupa Presensi hanya muncul jika ada pengajuan dengan status menunggu review. Pembimbing Lapangan dapat memilih Setujui atau Tolak dan memberi catatan review. Saat memproses, Pembimbing Lapangan sebaiknya memeriksa jarak, foto bukti, akurasi/indikasi audit lokasi jika tersedia, catatan aktivitas, dan alasan lupa.

Catatan:

  • Approval Lupa Presensi hanya ditampilkan pada akses login Pembimbing Lapangan.
  • Akses melalui token URL dapat dipakai untuk monitoring, validasi catatan harian, dan tandai bermasalah, tetapi tidak menampilkan aksi approval Lupa Presensi.
  • Setelah nilai akhir mahasiswa difinalisasi admin/koordinator, form nilai Pembimbing Lapangan terkunci dan tidak dapat diedit.

5.5 Batasan Role Pembimbing Lapangan

Area Batasan
Scope data Hanya data mahasiswa yang email pembimbing lapangannya sama dengan email token/login.
Token Token dapat kedaluwarsa atau dicabut admin.
Login Email login harus cocok dengan email pembimbing lapangan pada enrollment aktif.
Validasi catatan harian Aktif pada portal login dan token sesuai izin rute. Termasuk validasi, validasi massal, dan tandai bermasalah.
Klarifikasi mahasiswa Pembimbing Lapangan dapat membaca klarifikasi pada baris catatan bermasalah dan memvalidasi ulang jika diterima.
Lupa Presensi Approval Lupa Presensi hanya tampil pada portal login Pembimbing Lapangan, bukan pada akses token.
Penilaian lapangan Aktif sampai nilai akhir difinalisasi. Setelah final, nilai terkunci.

5.6 Alur Singkat Pembimbing Lapangan

  1. Terima email akses atau login dengan akun pembimbing lapangan.
  2. Buka portal Pembimbing Lapangan.
  3. Periksa daftar mahasiswa terkait.
  4. Buka mahasiswa pada menu Mahasiswa Bimbingan.
  5. Buka tab Validasi Catatan Harian.
  6. Untuk catatan yang sesuai, klik Validasi atau gunakan Validasi Terpilih.
  7. Jika catatan tidak valid atau perlu penjelasan, klik Tandai Bermasalah dan isi alasan.
  8. Tunggu mahasiswa mengirim klarifikasi jika diperlukan.
  9. Setelah klarifikasi diterima, validasi ulang catatan tersebut.
  10. Proses pengajuan Lupa Presensi yang muncul pada tab Validasi Catatan Harian jika ada.
  11. Isi nilai dan feedback pada tab Penilaian dan Feedback setelah periode presensi selesai.
  12. Hubungi admin/koordinator jika data mahasiswa tidak sesuai.